Reuniões: Onde o trabalho vai morrer

Quantas reuniões o senhor teve hoje? Esta semana? Este mês?

Agora pergunte ao senhor quantas dessas reuniões valeram a penaversus o trabalho que o senhor poderia ter realizado nesse mesmo tempo.

Isso pode levar o senhor a se perguntar por que ainda temos reuniões.

No GitHub não temos reuniões. Não temos horas de trabalho definidas ou mesmo dias de trabalho. Não registramos férias ou dias de doença. Não temos gerentes nem um organograma. Não temos um código de vestimenta. Não temos auditorias de contas de despesas nem um departamento de RH.

Agora, tenho certeza de que Tom estava brincando quando disse que o GitHub não tem reuniões, porque com certeza vi salas de reunião quando visitei recentemente seus escritórios para dar uma palestra. Quem sabe, talvez eles os usem para armazenar todos os garfos extras.

Embora algumas reuniões sejam inevitáveis e até mesmo necessárias, o princípio que ele está defendendo aqui é importante. As reuniões devem ser vistas com ceticismo desde o início, como riscos à produtividade. Fazemos reuniões porque achamos que precisamos delas, mas, com muita frequência, é nas reuniões que o trabalho acaba morrendo. Tenho um punhado de princípios que utilizo para manter minhas reuniões úteis:

1. Nenhuma reunião deve durar mais de uma hora, sob pena de morte.

   A primeira e mais importante restrição em qualquer reunião é o recurso mais precioso que se pode imaginar em qualquer empresa: tempo. Se o senhor não consegue fazer com que sua reunião dure cerca de uma hora, há algo profundamente errado com ela, e o senhor deve corrigir isso primeiro. Ou ela envolve muitas pessoas, o escopo da reunião é muito amplo ou há uma falta geral de foco necessária para manter a reunião nos trilhos. Desafio qualquer pessoa a se lembrar qualquer coisa que acontece em uma reunião de várias horas. Quando tudo o mais falhar, por favor seja breve!

2. Toda reunião deve ter uma declaração de missão claramente definida.

   Qual é a declaração de missão de sua reunião? O senhor consegue definir o objetivo da sua reunião em uma única frase sucinta? Hesito em recomendar que o senhor tenha uma “pauta” e “itens da pauta” porque a palavra pauta implica uma lista gigante e tediosa de itens a serem abordados. O senhor deve apenas certificar-se de que o objetivo da reunião esteja claro para todos; o restante se encarregará de fazer o resto.

3. Faça sua lição de casa antes da reunião.

   Como sua reunião tem uma declaração de missão claramente definida, todos os participantes da reunião sabem de antemão sobre o que precisam falar e compartilhar, e têm tudo pronto antes de entrarem na sala. Certo? É assim que podemos manter a reunião em uma hora. Se o senhor não fez a lição de casa, não deveria estar na reunião. Se ninguém tiver feito a lição de casa, a reunião deve ser cancelada.

4. Torne-a opcional.

   Reuniões “obrigatórias” são uma desculpa. Todos os participantes da reunião devem estar lá porque querem estar lá, ou porque precisam estar presente. Uma maneira segura de se manter responsável por uma reunião é tornar todos opcionais. Imagine realizar uma reunião em que as pessoas realmente desejadas participasse, porque era… útil. Ou interessante. Ou divertido. Agora, faça isso acontecer!

5. Faça um resumo das tarefas no final da reunião.

   Se sua reunião nunca tivesse acontecido, quais seriam as consequências? Se a resposta honesta a essa pergunta for quase nada, talvez sua reunião não tenha razão de existir. Qualquer reunião realmente produtiva faz com que as coisas aconteçam como resultado direto das decisões tomadas na reunião. O senhor, como participante responsável da reunião, é responsável por acompanhar o que o senhor e todos na sala podem provar isso resumindo sua lista de tarefas para o benefício de todos antes de saírem da reunião.

Não é que não devamos ter reuniões, mas sim que precisamos reconhecer os riscos inerentes às reuniões e nos esforçar para que as poucas reuniões que temos sejam produtivas. Vamos trabalhar com rapidez, minimizar a confusão e ir direto ao ponto.