Embora eu sempre tenha praticado a razoabilidade e-mail higieneNos últimos 6 meses, tenho estado em uma situação quase constante de modo de falência de e-mail. Isso me preocupa.
Sim, em parte a culpa é minha por ser um campeão mundial de procrastinação, mas não tenho certeza se é inteiramente culpa minha. Há forças em ação aqui, fatores que facilmente superam os esforços de qualquer mísero ser humano, por mais tenaz e obstinado que seja. Ou, como no meu caso, por mais preguiçoso que seja.
Sempre gostei do da explicação de Merlin Mann sobre esse fenômeno:
O e-mail é uma coisa muito engraçada. As pessoas entregam ao senhor essas pequenas mensagens que não são mais pesadas do que uma pedra de rio.
Mas não demora muito até que o senhor tenha adquirido uma pilha de seixos mais alta do que o senhor e mais pesada do que jamais poderia mover, mesmo que quisesse fazer isso em algumas dezenas de viagens. Para a pessoa que dedicou tempo para lhe entregar a pedra, parece ultrajante que o senhor não consiga lidar com essa pequena coisa. “Que ‘pilha’? É apenas uma maldita pedrinha!”
O problema subjacente é que o seres humanos individuais não escalam.
O número líquido de solicitações de minha atenção excede minha capacidade de fornecer essa atenção em pelo menos uma ordem de magnitude. E a disparidade em relação à minha capacidade de responder cuidadosamente à minha pilha pode ser dez ou mais vezes pior ainda. A escala está insanamente fora de controle.
O e-mail é certamente a espinha dorsal da economia da informação, mas também é fundamentalmente e talvez até fatalmente falho. Tantek elik capturou meus pensamentos perfeitamente com este post:
Ano passado quando publiquei The Three Hypotheses (As Três Hipóteses), elas me ajudaram a explicar por que eu achava o e-mail muito menos útil/utilizável do que as mensagens instantâneas (MI) e o Twitter. Desde então, descobri que, embora consiga acompanhar mais pessoas que entram em contato comigo por mensagens instantâneas e seguir mais pessoas no Twitter, o e-mail simplesmente se tornou cada vez menos útil. Mas não por motivos de interface; estou usando o aplicativo de e-mail agora como estava há um ano.
Provavelmente, estou respondendo a menos de 1 em cada 10 e-mails enviados diretamente para mim, e menos ainda aos que foram enviados para um grupo de pessoas ou uma lista. A usabilidade do e-mail para mim se deteriorou tanto que eu exclamei no Twitter: A partir de agora, o EMAIL será conhecido como EFAIL.
A equação geral do e-mail com o fracasso é, de fato, uma linguagem forte, mas é um problema sério. A relação intrinsecamente baixa entre esforço e recompensa do e-mail privado não é necessariamente uma ideia nova; como eu disse em Em caso de dúvida, torne-o públicoQuando o senhor não tem dúvidas, quase nunca é do interesse de ninguém manter suas comunicações trancadas em silos privados de qualquer tipo, seja por e-mail ou não. Por que responder diretamente ao e-mail de uma pessoa quando eu poderia responder a mil e-mails de outras pessoas com uma única publicação no blog?
Peço aos senhores que ler o texto completo do artigo de Tantek. Ele vai ao cerne do problema do e-mail: o tamanho, tanto na dimensão mental quanto na física.
O e-mail exige mais carga cognitiva da interface do que as mensagens instantâneas. Naturalmente, as pessoas dedicam muito mais tempo a um e-mail, talvez em um esforço inconsciente para amortizar essa carga tributária da interface de e-mail em mais conteúdo. As pessoas acham que, como já estão “se dando ao trabalho” de escrever um e-mail, é melhor dedicar um tempo para entrar em todos os tipos de detalhes, talvez até acrescentando mais algumas coisas em que estão pensando.
Esse inchaço natural das mensagens sobrecarrega o destinatário, tanto em termos do tamanho bruto da mensagem quanto em termos da profundidade e da variedade de tópicos abordados no e-mail. Isso resulta em um aumento direto no tempo de processamento por e-mail, tornando-o ainda mais mais difícil para as pessoas processarem e responderem. Sei que já deixei vários e-mails ficarem obsoletos porque simplesmente havia muitas coisas diferentes no e-mail que exigiam uma resposta. Eu não queria enviar uma resposta sem responder a tudo o que havia no e-mail porque, inevitavelmente, receberia mais outro sem poder registrar a resposta original como sendo processada e, assim, piorar a situação!
O que podemos fazer para combater o problema do e-mail = efail? Seguir o conselho de Tantek: Sempre que possível, evite enviar e-mails. Não porque não queiramos nos comunicar com nossos colegas. Muito pelo contrário. Devemos evitar o envio de e-mails por uma profunda respeito por nossos colegas, para que eles tenham liberdade de se comunicar conosco da forma mais eficaz e frequente possível.
- Canalize esse esforço de e-mail particular para um canal público. Fóruns de discussão, entradas de blog, comentários, wikis, o senhor escolhe. Se puder ser indexado por um mecanismo de busca na Web, o senhor está no lugar certo, e muito mais pessoas poderão encontrar, responder e se beneficiar dessas informações.
- Se o senhor deve enviar um e-mail, mas que seja o mais curto possível. Pense nisso como Strunk e White em velocidade. O senhor consegue reduzir seu e-mail a um único parágrafo? Que tal duas frases? Que tal apenas o campo do título, sem o corpo, mesmo?
- Lembre-se de que o teoria da escalada da comunicação. O e-mail é apenas uma ferramenta de comunicação em nosso kit de ferramentas; isso não significa que ele seja sempre a ferramenta certa para qualquer situação que esteja ocorrendo. Aproveite as vantagens das chamadas telefônicas, mensagens instantâneas, mensagens de texto e assim por diante, conforme apropriado. Dimensione sua escolha de método de comunicação de acordo com o tipo de conversa que estiver tendo e não tenha medo de escalá-lo (ou rebaixá-lo!) à medida que o fluxo e o refluxo da conversa mudarem.
Portanto, se o senhor me enviou um e-mail e eu não respondi em tempo hábil, peço desculpas. Sei que pode parecer loucura, mas estou tentando desesperadamente sair dessa montanha de pedras.
p.s. Envie-me um e-mail se o senhor concorda com isso.